Exporter un budget vers Sage Intacct Financials

L’exportation du budget à partir de Sage Intacct Planning vers Sage Intacct Financials est utile pour créer des rapports permettant de comparer le budget aux données réelles, ou pour les utiliser avec le module Gestion des dépenses dans Sage Intacct Financials.

Avec l’intégration à Sage Intacct Financials :

• Les budgets peuvent être exportés vers un budget existant ou pour créer un nouveau budget.

• Les budgets peuvent être exportés soit vers le niveau général d’une entreprise dans un environnement partagé multi-entités, soit vers une entité spécifique d’une entreprise multi-entités, ainsi que vers un budget consolidé.

• Les budgets peuvent être exportés pour les comptes de l’état des résultats, du bilan et des comptes statistiques.

• Les budgets pour les comptes État de résultat et les comptes statistiques peuvent être exportés par sections.

  Lorsque vous exportez le budget de travail vers un budget existant dans Sage Intacct Financials, si l’entreprise a des relations de section avec l’ensemble d’options Remplir automatiquement les objets associés, il se peut que vous receviez un message d’erreur du type Dupliquer glbudgetitem. Si cela se produit, assurez-vous d’activer le remplacement des objets remplis automatiquement dans Intacct.

Exporter les commentaires

Si vous avez ajouté des commentaires aux postes budgétaires dans Planning, ils sont automatiquement exportés et vous pouvez les voir dans le budget dans Sage Intacct Financials.

La longueur maximale des commentaires est de 200 caractères alphanumériques, y compris les points (.), les virgules (,) et les tirets (-). Les autres caractères sont automatiquement remplacés par un trait de soulignement (_). Les commentaires multiples sont séparés par des points.

Gardez à l’esprit que seul le texte du commentaire est exporté, et non l’auteur et l’horodatage.

Exporter le budget

Les premières étapes de l’exportation du budget vers Sage Intacct Financials consistent à vous connecter à Sage Intacct Financials et à choisir si vous créez un nouveau budget ou si vous ajoutez des données à un budget existant.

Pour exporter le budget vers Sage Intacct Financials

1. Cliquez sur l’icône Se connecter à Sage Intacct dans la barre de menu.

   
   

2. Connectez-vous à l’aide des informations d’identification Sage Intacct Financials et cliquez sur Suivant.

3. Choisissez Exporter mon budget vers Sage Intacct et cliquez sur Suivant..

   

4. Sélectionnez si vous souhaitez ajouter des données à un budget existant ou en créer un nouveau, cliquez sur Suivant, puis passez à la section correspondante.

   • Si vous avez sélectionné Ajouter à un budget existant dans Sage Intacct Financials, continuez avec

   • Si vous avez sélectionné Créer un nouveau budget dans Sage Intacct Financials, continuez avec .

Exportez les données budgétaires vers un budget existant dans Sage Intacct Financials

Lorsque vous choisissez d’exporter un budget vers un budget existant dans Intacct, une copie du budget existant dans Sage Intacct Financials est enregistrée avant toute modification. De cette façon, vous pouvez toujours revenir au budget avant l’exportation à partir de Planning.

Pour exporter les données budgétaires vers un budget existant dans Sage Intacct Financials :

1. Choisissez le nom du Budget de Sage Intacct dans la liste déroulante, puis choisissez l’une des options suivantes, puis cliquez sur Suivant :

   • Pour supprimer les montants budgétaires d’un budget existant dans Sage Intacct Financials et les remplacer par les données budgétaires de la période précisée, sélectionnez Remplacer pour la période budgétaire précisée.

   • Pour ajouter des données budgétaires d’une période particulière dans Planning à un budget existant dans Sage Intacct Financials, sélectionnez l’option Ajouter.

   

2. Sélectionnez l’intervalle de période à utiliser et cliquez sur Suivant.

   • Les budgets peuvent être exportés par mois, trimestres ou années (selon la sélection), selon les périodes budgétisables définies dans Intacct. Nous vous recommandons l’intervalle Mensuel.

   • Les dates du budget dans Planning sont fixées au premier et au dernier jour d’un mois. Si vous exportez vers Sage Intacct Financials un budget qui utilise d’autres dates du mois, le message d’erreur Il existe des périodes de budgétisation qui se chevauchent s’affiche. Pour résoudre ce problème, vous devez modifier les dates dans Sage Intacct Financials. Dans Sage Intacct Financials, accédez à Rapports > Configuration > Périodes de référence et remplacez les dates par le premier ou le dernier jour du mois.

3. Sélectionnez les données financières que vous souhaitez exporter, puis cliquez sur Suivant.

   Les bilans ne sont disponibles que pour les budgets d’une seule entité.

4. Sélectionnez les sections que vous souhaitez exporter.
   

   Vous devez avoir une section Emplacement pour exporter le budget vers le niveau général d’une entreprise dans un environnement partagé avec plusieurs entités dans Sage Intacct Financials.

5. Si des postes budgétaires de l’exportation ne sont pas mappés à des comptes dans Sage Intacct Financials, vous serez invité à les mettre à jour. Consultez pour obtenir des instructions.

6. Si une section ou des valeurs de section dans l’exportation ne sont pas mappées à des sections ou des valeurs de section dans Sage Intacct Financials, vous serez invité à les mettre à jour. Consultez pour obtenir des instructions.

7. Une fois les étapes de mappage terminées, le budget est exporté. Pour afficher l’exportation, cliquez sur Accéder à Sage Intacct.

Exporter un budget pour créer un nouveau budget dans Sage Intacct Financials

Pour exporter un budget en vue de créer un nouveau budget dans Sage Intacct Financials :

1. Dans la fenêtre de configuration du budget de Sage Intacct Financials, procédez comme suit et cliquez sur Suivant :

   1. Créez un nouvel ID de budget unique ou un nom, et entrez une Description qui sera affichée dans Sage Intacct Financials.

   2. Si vous travaillez avec une entreprise multi-entités partagée, vous pouvez choisir d’ajouter les données budgétaires au niveau général (ou parent) de l’entreprise, à une entité spécifique (étant donné que vous n’êtes pas limité à une ou plusieurs entités spécifiques) ou à un budget consolidé pour les entreprises multi-entités avec plusieurs monnaies de base.

   3. Indiquez si vous souhaitez définir le budget en tant que budget par défaut dans Sage Intacct Financials.

      

      Si vous définissez ce budget en tant que budget par défaut et que vous disposez déjà de budgets dans Sage Intacct Financials, ce budget devient le nouveau budget par défaut. Par exemple, lorsqu’une colonne de budget est ajoutée à un rapport financier dans Sage Intacct Financials, le budget par défaut est automatiquement sélectionné. Vous pouvez toujours remplacer la valeur par défaut par un autre budget.

2. Sélectionnez l’intervalle de période à utiliser et cliquez sur Suivant.

   • Les budgets peuvent être exportés par mois, trimestres ou années (selon la sélection), selon les périodes budgétisables définies dans Intacct. Nous vous recommandons l’intervalle Mensuel.

   • Les dates du budget dans Planning sont fixées au premier et au dernier jour d’un mois. Si vous exportez vers Sage Intacct Financials un budget qui utilise d’autres dates du mois, le message d’erreur Il existe des périodes de budgétisation qui se chevauchent s’affiche. Pour résoudre ce problème, vous devez modifier les dates dans Sage Intacct Financials. Dans Intacct, accédez à Rapports > Configuration > Périodes de référence et remplacez les dates par le premier ou le dernier jour du mois.

3. Sélectionnez les données financières que vous souhaitez exporter, puis cliquez sur Suivant.

   Les bilans ne sont disponibles que pour les budgets d’une seule entité.

4. Sélectionnez les sections que vous souhaitez exporter.

5. Si des postes budgétaires de l’exportation ne sont pas mappés à des comptes dans Sage Intacct Financials, vous serez invité à les mettre à jour. Consultez pour obtenir des instructions.

6. Si une section ou des valeurs de section dans l’exportation ne sont pas mappées à des sections ou des valeurs de section dans Sage Intacct Financials, vous serez invité à les mettre à jour. Consultez pour obtenir des instructions. Si vous choisissez de ne pas mapper les sections dans Planning aux valeurs de section dans Sage Intacct Financials, les sections ne sont pas exportées.

7. Une fois les étapes de mappage terminées, le budget est exporté. Pour afficher l’exportation, cliquez sur Accéder à Sage Intacct.

Mapper les comptes manquants

Lors de l’exportation, il est possible que vous soyez invité à mapper les postes budgétaires aux comptes Sage Intacct Financials. Le mappage des postes budgétaires aux comptes garantit que les données budgétaires seront appliquées à un compte valide dans Intacct, ce qui permet de les utiliser dans les rapports sur le budget par rapport aux données réelles.

Pour plus d’informations sur le mappage, reportez-vous à la section Mapper les comptes et sections Sage Intacct Financials au budget.

Il peut manquer des mappages de compte si :

• Un poste budgétaire n’est pas mappé à un compte.

• Le mappage existe, mais le compte n’existe pas dans Sage Intacct Financials.

• Un mappage existe, mais le compte Sage Intacct Financials est inactif ou le type de compte est incorrect.

Une fois que vous avez mappé les comptes, vous ne serez plus invité à le faire, sauf si quelque chose change. Par exemple, si vous ajoutez de nouveaux postes budgétaires dans Planning ou si les comptes Sage Intacct Financials ont changé depuis la dernière exportation du budget.

Pour mapper des comptes manquants :

1. Dans la fenêtreMapper les postes budgétaires État des résultats. Attribuez les postes budgétaires aux comptes dans la liste déroulante des comptes correspondants qui apparaissent dans Sage Intacct Financials, puis cliquez sur Suivant. Seules les lignes qui n’ont pas été associées à des comptes sont affichées.

   

   Si vous décidez de ne pas mapper les postes budgétaires à un compte, ces lignes ne seront pas exportées. Le mappage sélectionné est toutefois enregistré dans le tableau des comptes de Planning.

2. Lorsque vous exportez le budget de Planning vers une entreprise multidevise dans Sage Intacct Financials, les postes budgétaires sont automatiquement mappés aux emplacements. S’il manque des emplacements à certaines postes budgétaires, vous pouvez les mapper à l’aide de l’assistant.

   Vous devez avoir une section Emplacement pour exporter le budget vers le niveau général d’une entreprise dans un environnement partagé avec plusieurs entités dans Sage Intacct Financials.

   

   Si vous souhaitez mapper plusieurs postes budgétaires au même emplacement, sélectionnez les postes budgétaires que vous souhaitez mapper et sélectionnez l’emplacement dans la liste déroulante. N’oubliez pas que les postes budgétaires comportant des emplacements manquants ne sont pas exportés.

Mapper les sections et les valeurs de section

Lorsque vous exportez des sections, toutes les sections et valeurs de section sont automatiquement vérifiées aux fins de mappage à partir du budget actuel dans Planning vers l’entreprise dans Sage Intacct Financials.

Pour vous assurer que l’exportation correspond aux données Sage Intacct Financials, vous pouvez être invité à mapper les sections et les valeurs de section. Ces éléments peuvent avoir des noms identiques ou différents de ceux que vous avez dans Sage Intacct Financials. Par exemple Géographie est généralement mappé à Emplacement dans Intacct. Service est couramment utilisé dans Sage Intacct Financials, mais le budget peut utiliser des noms de service légèrement différents des valeurs de Sage Intacct Financials.

Pour mapper des sections et des valeurs de section :

1. À partir de la fenêtre Mapper les sections du budget, mappez les sections du budget actuel à la liste des sections dans Sage Intacct Financials.

   

   Les sections ne peuvent pas être sélectionnées deux fois. Si vous sélectionnez une section dans Sage Intacct Financials pour la mapper à partir d’une section dans Planning, la section est supprimée de la liste déroulante.

   La fenêtre Mapper les sections du budget s’affiche uniquement si vous avez une ou plusieurs sections à mapper. Si vous n’avez que des valeurs de section à mapper, l’assistant ignore cette fenêtre.

2. À partir de la fenêtre Mapper les valeurs de section du budget, une liste des valeurs de section de Planning qui doivent être mappées s’affiche. Vous êtes invité à mapper les valeurs de section uniquement si la valeur de section dans Planning n’est pas mappée à une valeur de section dans Sage Intacct Financials. Sélectionnez la valeur correspondante dans Sage Intacct Financials dans la liste déroulante.

   

Lorsque vous sélectionnez les mappages, ils sont enregistrés sous l’onglet Chiffres réels > Mappage pour une utilisation ultérieure. Vous ne serez plus invité à saisir les mappages, sauf si vous ajoutez une nouvelle section ou une nouvelle valeur de section au budget qui n’a pas encore été mappé à Intacct.

À propos de l’exportation de sections

Lorsque vous exportez des données de section, le budget Sage Intacct Financials inclut toutes les sections que vous avez sélectionnées. Si vous choisissez plusieurs sections, chaque poste budgétaire dans Planning est divisé en plusieurs postes budgétaires dans Sage Intacct Financials (en fonction de la ou des valeurs de section du poste budgétaire).

• Si le poste budgétaire a une valeur de section, le budget total est exporté avec la section.

• Si le poste budgétaire n’a pas de valeur de section, le budget total est exporté sans informations de section.

• Si un poste budgétaire a plusieurs valeurs de section, le montant du poste budgétaire est réparti entre les sections, en fonction de la ventilation définie.

• Si le poste budgétaire ne comporte qu’une ventilation partielle (par exemple, 20 % pour les États-Unis et 50 % pour le Canada), un poste budgétaire est également créé dans Sage Intacct Financials sans valeur de section pour le montant qui n’a pas été alloué à une section.

Exploration en détail à partir de Sage Intacct Financials vers Planning

Un instantané du budget exporté est automatiquement enregistré dans l’Historique des versions dans Planning, et Exporter vers Sage Intacct Financials est affiché dans le champ Commentaires. Cette version enregistrée est liée au budget qui a été exporté vers Sage Intacct Financials. Cela vous permet de cliquer sur un montant du budget Sage Intacct Financials et d’explorer en détail jusqu’à la source de ce montant dans Planning. Pour en savoir plus, consultez Faire un zoom avant sur les données à partir d’un rapport budgétaire dans Sage Intacct.