Importer des données réelles à partir de Sage Intacct

L’importation des données réelles à partir de Sage Intacct Financials vous permet de comparer le budget avec les chiffres réels et de partager facilement le budget par rapport aux résultats réels avec les collègues. Le moyen le plus simple et le plus avantageux d’importer les valeurs réelles à partir d’Intacct est d’utiliser l’intégration de Sage Intacct Planning, qui permet les opérations suivantes :

• Les données réelles peuvent être importées dans l’état des résultats, le bilan et les rapports de trésorerie.

• Les données réelles sont importées sous forme de soldes de trésorerie totaux dans les rapports de trésorerie, de soldes de fin de mois dans les comptes de bilan et de totaux mensuels dans les états de résultat.

  Les états de résultat peuvent être divisés par section.

• Les valeurs réelles peuvent être filtrées par valeurs de section afin que vous n’importiez que les données réelles pertinentes.

Pour importer les montants réels de Sage Intacct Financials vers Planning :

1. Cliquez sur l’icône Se connecter à Sage Intacct dans la barre de menu.

   

2. Connectez-vous à l’aide des informations d’identification Sage Intacct et cliquez sur Suivant.

   
   

3. Choisir Importer les chiffres réels et cliquez sur Suivant.

4. Sélectionnez les rapports que vous souhaitez importer et cliquez sur Suivant.

   Par défaut, les valeurs réelles sont importées à partir de Sage Intacct Financials pour l’ensemble de l’entreprise. Toutefois, vous pouvez filtrer les valeurs réelles en fonction de la section et des valeurs de section. Seules les valeurs réelles contenant la valeur de section sélectionnée sont importées.

   
   

   Par exemple, pour importer des valeurs réelles selon plusieurs sections, les données réelles doivent contenir la combinaison de toutes les valeurs de section que vous avez sélectionnées dans le filtre. Si l’une de ces conditions n’est pas satisfaite, les données réelles avec des données incomplètes ne sont pas importées. Par conséquent, si vous sélectionnez la section Service X et Produit Y, mais les données réelles ne contiennent pas la valeur de section du produit Y, les données réelles ne sont pas importées. Si vous sélectionnez Service X et Service Z avec Produit Y, alors les valeurs réelles contenant soit Service X et produit Y, ou Service Z et produit Y (ou les deux) sont importées.

   De plus, si vous choisissez la valeur de section Aucun projet, alors les valeurs réelles avec l’une des valeurs de section que vous avez sélectionnées ou celles sans valeur Projet sont importés.

   Les valeurs réelles sont importées à partir des livres de rapports définis dans Intacct, tels que : comptabilité d’exercice, trésorerie et livres de consolidation, ainsi que livres de rapports définis par l’utilisateur.

   La fenêtre Sélectionner le livre de rapports s’affiche et le livre de rapports par défaut utilisé par l’entreprise s’affiche automatiquement dans le champ Livre de rapports.

   Si vous préférez importer les données réelles à partir de différents livres de rapports, choisissez des livres de rapports supplémentaires dans le menu déroulant Livres supplémentaires ou vous pouvez remplacer la valeur Livre de rapports principal.

   Si vous choisissez Aucun livre en tant que livre de rapports principal, sélectionnez un ou plusieurs livres de rapports supplémentaires dans la liste déroulante Livres supplémentaires.

   
   

5. Sélectionnez une plage de dates et cliquez sur Suivant.

6. En l’absence de nouveaux comptes ou de nouvelles sections dans Sage Intacct Financials depuis la dernière connexion, les montants réels sont importés. Cliquez sur Terminer.

   Vous pouvez maintenant comparer le budget aux données réelles dans l’affichage Feuilles ou les modifier dans l’onglet Chiffres réels.

Importer les valeurs réelles pour les nouveaux comptes et les nouvelles sections

Lorsque les données réelles sont importées à partir de Sage Intacct Financials, tous les comptes et sections sont automatiquement vérifiés aux fins de mappage dans Planning. Ces mappages sont enregistrés sous l’onglet Chiffres réels > Mappage.

Pour en savoir plus sur le mappage, reportez-vous à la rubrique Mapper vos comptes et sections Sage Intacct à votre budget.

Si de nouveaux comptes et sections dans Intacct sont détectés lors de l’importation, ou si des comptes et des sections n’ont pas encore été mappés dans le budget, vous êtes invité à les mapper.

Les sélections sont enregistrées dans les tableaux de mappage. De cette façon, lorsque vous importerez des valeurs réelles à l’avenir, vous ne serez pas invité à les mapper à nouveau.

Mapper de nouveaux comptes

Si un compte n’est pas mappé après l’importation des données réelles, une liste des nouveaux comptes nécessitant un mappage s’affiche :

Pour chaque nouveau compte à mapper, les informations suivantes s’affichent :

• Compte : le numéro de compte affiché dans Intacct.
• Type : le type de compte peut être État des résultats ou Bilan, selon le type de compte affiché dans Intacct.
• Type de mappage : les options suivantes sont disponibles :
  • Poste budgétaire unique (par défaut) : les montants réels sont importés sur un seul poste budgétaire dans Planning.
  • Plusieurs postes budgétaires (disponible uniquement pour les types de compte État de résultat) : les montants réels peuvent être répartis sur plusieurs postes budgétaires en fonction des sections que vous choisissez.
  • Identique au compte : copiez les sélections de sections et de postes budgétaires à partir d’un autre compte (affiché dans la liste déroulante) dans le tableau des comptes.
  • Aucun mappage : les valeurs réelles de ce compte sont importées, mais ne sont mappées à aucun poste budgétaire.
• Postes budgétaires : mappez les comptes à un poste budgétaire à partir de la liste déroulante des postes budgétaires qui sont affichés dans Planning. Si vous avez choisi Aucun mappage, le champ du poste budgétaire reste vide.

Sélectionnez d’abord un Type de mappage, puis les Postes budgétaires associés. Si vous sélectionnez Plusieurs postes budgétaires comme Type de mappage pour un compte État de résultats, vous pouvez sélectionner une ou plusieurs sections parmi celles dont vous disposez dans le budget.

Mapper de nouvelles sections

Le mappage des sections n’est requis que si vous devez mapper les valeurs réelles à l’aide d’une section de budget qui n’est pas déjà mappée à une section dans Intacct.

Vous êtes invité à mapper des sections si :

• Vous avez choisi d’importer les chiffres réels de l’état des résultats.

• Des sections sont sélectionnées à des fins de mappage dans le tableau des comptes dans Planning (dans les comptes dont le type de mappage est Plusieurs postes budgétaires).

• Les comptes dans lesquels la section est sélectionnée pour le mappage sont actifs et ont des données réelles pour la période sélectionnée pour l’importation.

• Il manque des mappages de section ou de valeur de section.

  Mappez toutes les sections pour continuer.

Une liste des nouvelles sections nécessitant un mappage s’affiche :

Pour chaque nouvelle section nécessitant un mappage, les informations suivantes s’affichent :

• Section de budget : La section de budget dans Planning.
• Est mappé à : la section affichée dans Intacct.

Mapper de nouvelles valeurs de section

Vous êtes invité à mapper de nouvelles valeurs de section uniquement si :

• La valeur de section appartient à une section qui a été sélectionnée à des fins de mappage des valeurs réelles.

• La valeur de section contient les données réelles pour la période sélectionnée pour l’importation.

• La valeur de section n’est pas mappé à une valeur de section de budget (dans le tableau de mappage des sections).

Une liste des valeurs de section d’Intacct qui doivent être mappées s’affiche :

Pour chaque nouvelle valeur de section nécessitant un mappage, les informations suivantes s’affichent :

• Valeur Sage Intacct : la valeur de section affichée dans Intacct. Le nom de la valeur s’affiche, ainsi que l’identifiant entre parenthèses.

• Section de budget : la section de budget dans Planning à laquelle la section de Sage Intacct Financials est mappée.

• Valeur de section de budget : la valeur de section de budget dans Planning à laquelle la valeur de section de Sage Intacct Financials est mappée.