Postes budgétaires de type dépenses d’exploitation

Pour refléter les activités d’exploitation de l’entreprise, il convient de comprendre les types de postes budgétaires que vous utilisez dans Planning.

Dépense

Utilisé pour une dépense distincte, qui peut être un événement ponctuel ou un événement récurrent réparti sur une période d’occurrence mensuelle, trimestrielle ou annuelle.

Voici quelques exemples de dépenses récurrentes :

  • Même montant chaque période.

  • Montant différent chaque période.

  • Montant croissant chaque période.

Vous pouvez définir les conditions de paiement selon les besoins. Pour en savoir plus, consultez Amortissement des revenus et des dépenses.

Vous pouvez également définir l’amortissement d’une dépense. Le montant de l’amortissement est affiché dans l’onglet Feuilles comme suit :

  • État des résultats : montant de l’amortissement mensuel.

  • Bilan : montant total de l’amortissement en tant qu’amortissement cumulé avec un solde créditeur. Le solde créditeur est présenté dans la section Immobilisations corporelles et il réduit le coût de l’actif à sa valeur comptable (le coût de l’actif moins l’amortissement cumulé).

Groupe

Vous pouvez utiliser le poste budgétaire parent pour organiser un ensemble de postes budgétaires du même type. Dans ce groupe, vous trouverez les types de postes budgétaires suivants pour les dépenses : Dépense, Salaires, Services professionnels, dépenses Par employé et Par nouvel employé, dépenses Réserve, Dérivées et Allouées ainsi que des Ajustement des dépenses et des postes budgétaires pour des Soldes antérieurs. Les nombres et les montants des éléments d’un groupe sont agrégés au niveau du groupe, de sorte que vous pouvez voir le total de tous les postes budgétaires du groupe à partir du poste budgétaire du groupe.

Par exemple, si vous avez une dépense de 4 000 $ pour des ordinateurs achetés pour le groupe Ventes et marketing de l’entreprise, la dépense est affichée dans le poste budgétaire Ordinateurs, ainsi que dans le poste du groupe budgétaire Ventes et marketing faisant partie du total du poste du groupe budgétaire.

Vous pouvez consulter les postes de groupe budgétaire et les postes budgétaires au sein du groupe dans les feuilles Trésorerie et État des résultats.

Les groupes et les postes budgétaires au sein du groupe budgétaire peuvent également être remplis avec des données historiques. Un aperçu du groupe budgétaire reflète la somme des données historiques de tous les postes budgétaires du groupe. Pour en savoir plus, consultez .

Pour plus d’informations sur la façon de modifier facilement le budget et d’ajouter de nouveaux groupes et postes budgétaires à la structure budgétaire existante, consultez Créer des groupes de budget.

Dépense par employé

Vous permet d’utiliser le plan des effectifs existant pour générer des postes budgétaires par employé. Le montant de la dépense que vous entrez, qu’il s’agisse d’une dépense mensuelle, trimestrielle, annuelle ou ponctuelle, est multiplié par le nombre total d’employés sous le poste budgétaire parent où cette dépense est entrée.

Par exemple, si vous ajoutez un poste Dépense par employé pour Repas du midi d’un montant de 200 $ dans le service Recherche et développement qui compte 10 employés, le montant indiqué dans le budget serait de 2 000 $ par mois (ou 200 $*10 = 2 000 $).

Vous pouvez choisir d’appliquer Dépense par employé au budget global ou à un groupe budgétaire précis. Vous pouvez également choisir d’appliquer Dépense par section.

Dépense par nouvel employé

Directement lié aux nouvelles embauches. Le montant que vous entrez est multiplié par le nombre total de nouveaux employés dont la date d’embauche se trouve sous le poste parent dans lequel cette dépense est ouverte.

Dépense du modèle

Les dépenses générées à partir des projections du modèle de dépense.

Réserve

Ajoute une marge pour les dépenses inattendues ou imprévues au budget. La réserve est calculée comme un pourcentage du groupe budgétaire dans lequel elle apparaît.

Par exemple, un poste de réserve de 5 % sous Dépenses d’exploitation qui sont égales à 1 000 000 $ ajoute une marge de 50 000 $ au budget.

Dépense dérivée

Tirée et calculée à partir des données du champ Montant d’un autre poste budgétaire. Vous pouvez sélectionner un poste budgétaire existant dans le menu déroulant et définir le pourcentage à calculer à partir du poste désigné.

Par exemple, supposons que vous créiez un poste de dépense calculé nommé Commission que vous définissez à 4 % du poste Revenus. Si le poste Revenus indique 20 000 $ pour janvier 2020 et 35 000 $ pour février 2020, le poste Commission indiquera 800 $ pour janvier 2020 et 1 400 $ pour février 2020 dans la fenêtre d’aperçu.

Dépense allouée

Une dépense distincte d’un autre poste de dépense. Avant d’ajouter cette dépense, le poste à partir duquel vous souhaitez effectuer l’allocation doit déjà exister. La méthode d’allocation est disponible par pourcentage ou par personne. Le montant choisi (pourcentage ou personne) est soustrait de la dépense désignée.

Par exemple, supposons que vous ayez un poste budgétaire sous Frais d’administration pour un loyer de 10 000 $. Vous pouvez créer une dépense allouée au service Recherche et développement pour le coût du loyer, et vous pouvez décider qu’il représente 30 % du poste de dépense Loyers et frais de location. Un montant de 3 000 $ est affiché comme dépense mensuelle dans le poste de dépense Loyers et frais de location du service Recherche et développement. Ce montant est ensuite soustrait du poste de dépense Loyers et frais de location de 10 000 $, ce qui laisse 7 000 $ par mois.

Une autre option consiste à allouer le loyer par personne. Par exemple, si l’entreprise compte 50 employés dont 20 dans le service Recherche et développement, alors ces 20 employés représentent 40 % de l’entreprise. L’allocation par personne serait calculée comme 40 % du poste de dépense Loyers et frais de location du service Recherche et développement, soit 10 000 $*40 % = 4 000 $.

Ajustement des dépenses

Utilisé pour créditer le budget ou pour apporter des changements aux dépenses de la période comptable au cours de laquelle ils se sont produits.

Par exemple, si vous recevez un remboursement d’un fournisseur, vous pouvez effectuer un ajustement des dépenses en tant qu’événement ponctuel ou en tant que crédit récurrent (mensuel, trimestriel ou annuel).

Pour en savoir plus, consultez

Salaires

Le poste budgétaire parent, ou poste de groupe budgétaire, de chaque poste budgétaire des employés que vous définissez. Le poste de groupe Salaires est ajouté sous les groupes Coût des marchandises vendues ou Dépenses d’exploitation dans l’arbre budgétaire.

Les types de postes budgétaires des employés dans le groupe Salaires vous permettent de définir et d’entrer des données sur les employés et des hypothèses générales pour les comptes liés aux employés concernant toutes les composantes des salaires des employés; comme les avantages sociaux, les conditions de paiement, les congés annuels ou une rémunération supplémentaire. Vous pouvez saisir les dépenses liées aux employés pour un seul employé à la fois, ou vous pouvez créer des postes budgétaires qui représentent les dépenses de plusieurs employés.

Les types de postes budgétaires des employés sont les suivants :

  • Employé;

  • Plusieurs employés (actuels et nouveaux employés);

  • Employé alloué;

  • Employé muté.

Employé

Permet d’entrer des données sur les employés par employé, par exemple Rôle, Identifiant de l’employé et Salaire de base. Vous pouvez également utiliser le poste budgétaire des employés pour ajouter des avantages sociaux et afficher une vue détaillée ou sommaire dans le panneau d’aperçu de la trésorerie ou de l’état des résultats. Les champs Date d’embauche et Date de fin fournissent la plage de dates pour les employés nouvellement embauchés ou les employés qui ont quitté ou ont été mutés au cours de l’exercice.

Plusieurs employés (actuels et nouveaux employés)

Permet de saisir un poste budgétaire pour représenter plusieurs employés d’un groupe. À partir de ce type de poste budgétaire, vous pouvez calculer la moyenne des coûts estimés pour un groupe d’employés comme, par exemple, les ingénieurs logiciels. Lorsque vous entrez des données pour le groupe, les montants des salaires sont multipliés par le nombre d’employés du groupe. Vous pouvez choisir d’ajouter des données sur les employés pour les nouvelles embauches prévues ou pour les employés existants du groupe.

Employé alloué

Permet de répartir les heures et les coûts des employés, par pourcentage, entre différents emplacements, services ou projets de l’entreprise. Ainsi, si vous avez un employé qui travaille dans deux services différents, par exemple, vous pouvez ajouter l’employé à deux endroits différents dans l’arbre budgétaire. Le premier service est le poste principal, et le deuxième service est celui auquel l’employé est alloué. Le champ Alloué à partir de du gabarit de poste budgétaire vous permet de choisir l’emplacement ou le service à partir duquel les heures de l’employé sont affectées, et vous pouvez ajouter le pourcentage d’affectation.

Employé muté

Utilisé pour budgéter les employés qui sont mutés à un autre service ou à un autre emplacement au cours de la période budgétaire. Le champ Transféré de du modèle de poste budgétaire vous permet de choisir le poste budgétaire à partir duquel l’employé est muté et la date du transfert (mutation). Le poste principal affiche la date d’entrée en fonction de l’employé avant la mutation.

Salaires Les postes de groupe budgétaire et les postes budgétaires des dépenses des employés au sein du groupe peuvent être affichés dans la feuille des effectifs en fonction du nombre d’employés et de leurs coûts. De plus, vous pouvez voir le coût des employés dans les feuilles Trésorerie et État des résultats. Vous pouvez également voir les postes budgétaires des dépenses des employés affichés sous forme de tableau à l’onglet Employés de l’affichage Entrées > Tableaux.

Pour en savoir plus sur comment travailler avec Salaires, consultez Premiers pas avec les employés et Mapper et gérer les comptes du grand livre général importés liés aux employés .

Services professionnels

Les services professionnels peuvent être toute organisation ou profession qui offre des services personnalisés basés sur les connaissances aux clients (un « expert »). Le type de poste de groupe budgétaire Services professionnels représente le coût d’embauche de professionnels possédant des compétences précises pour aider à planifier, concevoir, mettre en œuvre et gérer des projets et des systèmes technologiques.

Semblable au poste de groupe budgétaire Salaires, Services professionnels sert de poste de groupe budgétaire à part entière dans le budget et est affiché dans la feuille des effectifs.

Sous-traitant

Une personne externe à l’entreprise qui est embauchée pour effectuer un travail ou jouer un certain rôle ainsi que pour fournir des biens à un certain taux ou pour une période donnée. Un sous-traitant peut être rémunéré pour ses services (p. ex., à l’heure), au nombre d’heures par mois, sur une base mensuelle ou même sur une période prolongée avec une augmentation annuelle (le cas échéant).

Vous pouvez consulter le poste budgétaire Sous-traitant dans la feuille des effectifs, ainsi que sous l’onglet Employés de l’affichage Entrées > Tableaux.

Soldes antérieurs

Paiements qui sont restés impayés pendant une période donnée.

Paiements anticipés

Paiements effectués à l’avance, avant l’échéance officielle.

Actifs

Les objets de valeur et les biens appartenant à l’entreprise. Les actifs sont des ressources appartenant à une entreprise et qui ont une valeur économique future qui peut être évaluée et exprimée en dollars. Les actifs peuvent être à court terme ou immobilisés (à long terme). À court terme signifie que l’actif est consommé dans un délai d’un an. En général, cela inclut des éléments comme la trésorerie et les stocks. Les immobilisations sont les actifs qui sont censés continuer à fournir des avantages pendant plus d’un an, comme le matériel et les biens immeubles.

Comptes fournisseurs

Sommes à payer par l’entreprise à ses fournisseurs.

Rémunération accumulée

Salaires que les employés ont gagnés, mais qui ne leur ont pas encore été versés à la fin de la période de référence. (Ceci est considéré comme un passif.)

Autres passifs à court terme

Un poste du bilan qui fait référence au groupe de passifs qui n’ont pas été attribués à d’autres postes budgétaires.

Autres passifs à long terme

Poste du bilan qui comprend les obligations qui ne seront pas remboursées au cours de l’année ou du cycle d’exploitation, mais qui ne sont pas incluses dans la catégorie des passifs à long terme. Par exemple, les avantages sociaux futurs des employés n’exigeant pas de paiements d’intérêts qui doivent être versés sur une période de plus d’un an.

Autres actifs à court terme

Les actifs de l’entreprise qui n’incluent pas la trésorerie, les titres, les créances, les stocks et les actifs payés d’avance. Ces actifs peuvent généralement être convertis en trésorerie au cours d’un cycle économique.

Autres actifs à long terme

Les actifs à long terme de l’entreprise qui ne sont pas destinés à être transformés en trésorerie ou à être consommés dans un délai d’un an à compter de la date du bilan. Les actifs à long terme comprennent les placements à long terme, les immobilisations corporelles, les immobilisations incorporelles, etc.

Autres fonds propres

Évalue la valeur nette de l’entreprise. Il s’agit du montant net de vos actifs totaux moins vos passifs totaux qui permet de financer une entreprise au moyen d’actions ordinaires et privilégiées.